ADMINISTRASI GAJI DAN UPAH : EVALUASI KERJA DAN PENENTUAN TINGKAT KINERJA

Ekonomi

 

 

Oleh : Syaiful Anwar

Dosen FE Unand Kampus II Payakumbuh 

 

Pengertian Analisis Jabatan

Pengertian analisa jabatan dapat dirumuskan sebagai suatu proses penentuan melalui peninjauan dan penyelidikan serta pemberian laporan tentang informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada jabatan tertentu. Analisa jabatan juga menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perorangan yang berhubungan dengan jabatannya.

 

Kegunaan Analisis Jabatan

1. Adapun kegunaan dari analisi jabatan sebagai berikut :
2. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan
3. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang (pegawai)
4. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
5. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam sistem organisasi atau perusahaan.

 

Beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam analisis jabatan

Dalam analisis di perlukan beberapa hal yang harus di perhatikan dalam suatu organisasi /perusahaan yang diantaranya :

• Penetapan dan penelitian jabatan yang diselenggarakan dengan cermat.
• Tuas-tugas jabatan harus dijabarkan secara jelas dan lengkap.
• Penetapan persyaratan jabatan yang diperlukan.

 

Metode analisis jabatan dalam proses reqruitment

Pada umumnya metode yang digunakan dalam menganalisa jabatan meliputi beberapa metode sebagai berikut:

      a. Daftar-daftar pertanyaan mengenai jabatan (Job Questionnaire)

Metode ini dipergunakan untuk menggambarkan jabatan-jabatan dari pegawai-pegawai administrasi (tata-usaha/pegawai kantor) dan pelaksana yang menduduki tingkat menengah dan atas. Daftar pertanyaan yang biasa di ajukan mengenai:

1. Identifikasi jabatan.
2. Kewajiban-kewajiban.
3. Tanggung jawab-tanggungjawab.
4. Kondisi-kondisi pekerjaan.
5. Syarat-syarat pendidikan dan pengalaman

 

       b. Wawancara (Interview)

Metode ini diperuntukkan bagi pekerja-pekerja kasar/pegawai-pegawai yang tidak dapat menjawab daftar-daftar pertanyaan, dan dilakukan dengan melakukan tanyajawab langsung terhadap responden pegawai yang akan dianalisa.

 

        c. Pengamatan /peninjauan (Observation)

Biasanya dilakukan oleh penganalisa yang telah mendapat latihan khusus dan dilakukan secara bersama-sama dengan metode wawancara. Jadi seorang penganalisa jabatan di sini terjun langsung mengadakan observasi terhadap tiap jabatan dan melakukan wawancara, yang mana akan mendukung hasil dari penganalisaan jabatan yang lebih terarah.

 

Dengan melihat beberapa macam metode analisa jabatan di atas kita dapat menggunakan salah satu dari metode tersebut di atas, sesuai dengan tingkat jabatan yang akan dianalisa. Tetapi pada kenyataannya, dalam praktek sering dipergunakan metode Daftar Pertanyaan yang mungkin dilengkapi dengan Metode Wawancara.

 

Definisi Analisis Beban Kerja menurut Beberapa Ahli

1. Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
2.  Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran  beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi  jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia.

 

Teknik dan Tools Analisis Beban Kerja 

1. Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam kerja Kantor Pemerintah jo Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972 dan Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37 jam per minggu. 
2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang Hari dan Jam Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah sebanyak 42 jam 45 menit perminggu.
3. Atas ketentuan tersebut, perhitungan jam kerja efektif yang digunakan sebagai alat ukur dalam analisis beban kerja adalah : 

Jam kerja formal per minggu : Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 

75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam 

 

Jam kerja efektif per hari: 

5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 25 menit/hari 

 

Jumlah hari kerja per tahun : 

Jumlah hari per tahun 365 hari 

Libur Sabtu-Minggu ….. 104 hari 

Libur resmi………………… 14 hari 

Hak cuti ……………………. 12 hari 

———————- 130 hari 

————– 235 hari 

 

Jam kerja efektif per tahun: 

hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1507 jam 

 

Waktu Pelaksanaan Pengukuran 

Pengukuran beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun sekali.

     a. Teknik Pengumpulan Data

Pengukuran beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun sekali.

      b. Teknik Pengolahan Data

• Pengolahan data ABK dilakukan dengan menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk-produk/hasil kerjanya pada form A, B, dan C, merekapnya ke dalam formulir FP2, serta membuat perhitungan kebutuhan pegawai dan efektivitas kerja dengan formulir FP3 dan FP4. 
• Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua output/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam.
• Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah hasil kali antara volume dengan beban kerja. 
• Data dalam Form A, B, dan C diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan direkap ke dalam formulir F.P. 2 (Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk dari Form A dan B). 
• Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir F.P.3 (Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ)) dan menggunakan rumus: 

 

Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = jumlah bobot kerja
jam kerja efektif

• Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ), dengan rumus: 

Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan perhitungan kebutuhan. 

• Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit, Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU), dengan rumus: 

Kelebihan/kekurangan pegawai Unit = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan.

 

Manfaat yang Didapat Dari Beban Kerja

Dengan kita mengetahui dan menghitung beban kerja dan penggunaan tenaga kerja yang optimal, maka manfaat yang kita peroleh adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui jumlah optimal dan komposisi sdm yang diperlukan secara keseluruhan
2. Mengetahui ketepatan jumlah sdm pada pekerjaannya 
3. Mengetahui tingkat efektifitas jumlah sdm di setiap unit organisasi
4. Dapat digunakan sebagai pedoman formasi kerja dalam pelaksanaan mutasi, rotasi, dan bahkan promosi sdm.
5. Dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan kebutuhan pelatihan bagi sdm yang belum/tidak efektif pada pekerjaannya.
6. Dapat digunakan sebagai pedoman manajemen puncak dalam menentukan keputusan dalam pelaksanaan program re-strukturisasi sdm.

 

Tahapan Pelaksanaan 

1. Tahap Persiapan (Mendapatkan dan mengidentifikasikan data  yang dibutuhkan); Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran secara menyeluruh tentang:

• Visi, Misi dan Target, baik perusahaan maupun setiap unit organisasi/unit kerja.
• Pengorganisasian, Struktur Organisasi, Job & post Title
• Aliran Kerja setiap unit organisasi
• Stasion dan Satuan kerja di setiap unit organisasi atau di setiap proses kerja.
• Frekuensi dan/atau kerumitan kerja yang menjadi tanggung jawab setiap stasion kerja.
• Jumlah dan  komposisi jabatan/pekerjaan di setiap tingkat  organisasi,
• Jumlah dan tingkat kompetensi para karyawan di setiap unit organisasi atau fungsi kerja. selanjutnya akan digunakan sebagai referensi dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menyimpulkan mekanisme dan metoda analisis yang sesuai untuk digunakan di lingkungan perusahaan. 

 

          2. Tahap Awal 

Pada kegiatan tahap awal ini, kita akan menganalisis, menilai, dan melengkapi kekurangan-kekurangan pada :

1. Organisasi dan Aliran Kerja, kegiatan ini meliputi aktivitas Mengidentifikasi Kelompok-kelompok pekerjaan. Hasilnya adalah pengelompokkan pekerjaan dalam jenis dan karakter yang sama/serumpun berdasarkan (fungsi atau proses kerja) sesuai kebutuhan  di setiap unit dan level organisasi.
2. Target Kerja, pada kegiatan ini kita akan meminta kesepakatan secara bersama antara konsultan deng fihak perusahaan dalam hal penetapan target-target kerja yang selama ini belum diterapkan di setiap stasion kerja, hasilnya adalah jelasnya target kerja di setiap stasion kerja dan organisasi. 

 

Dari hasil di atas, maka kita akan dapat menetapkan hal-hal sebagai berikut :

1. Menetapkan penggunaan teknik pengukuran untuk setiap jenis kelompok pekerjaan dan/atau aliran kerja, apakah lebih sesuai menggunakan teknik work sampling, atau operation audit, atau time study.
2. Menetapkan Teknik penghitungan untuk masing-masing tenik pengukuran.
3. Menetapkan satuan kerja untuk setiap jenis stasion kerja.

 

       3.  Tahap Pengukuran

Pada tahap pengukuran di sini, perhatian difokuskan untuk mendapatkan dan menyimpulkan data-data yang konkrit dari hasil pengamatan, wawancara dan/atau diskusi di setiap aliran kerja langsung di lapangan, sesuai dengan teknik pengukuran yang disepakati dengan memperhatikan satuan kerja dan hal-hal yang mempengaruhi pencapaian hasil kerja. Data utama yang diperlukan, misalkan man hours yang digunakan oleh stasion kerja yang bersangkutan terhadap beban kerja tertentu pada suatu satuan kerja .

 

       4.   Tahap Perhitungan Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja (Workforce)

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahap perhitungan dan penentuan model matematik (jika diperlukan) ditujukan untuk mendapatkan model mathematic yang cocok (yang menunjukkan hubungan antara workload dengan man hours terhadap satuan kerja yang besangkutan, dan berdasarkan hasil analisa dari seluruh data yang telah didapatkan pada tahap pengukuran di atas. 

 

Definisi Evaluasi Pekerjaan

• Menurut Epistimologi (Segi Bahasa) 

Bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran 

Bahasa Arab: At-Taqdir;

Bahasa Indonesia berarti penilaian. 

Istilah Evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran (appraisal), pemberian angka 

(rating) dan penilaian (assesment).

 

• Menurut Para Ahli 

1. Edwind Wandt dan Gerald W. Brown (1977) evaluasi adalah suatu tindakan atau suatu proses untuk menentukan nilai dari sesuatu. 
2. Guba dan Lincoln evaluasi merupakan suatu proses memberikan pertimbangan mengenai nilai dan arti sesuatu yang dipertimbangkan. 
3. Mehrens & Lelman, 1978 Evaluasi adalah suatu proses dalam merencanakan, memperoleh, dan menyediakan informasi yang sangat diperlukan untuk membuat alternatif – alternatif keputusan.

 

• Definisi Evaluasi Pekerjaan

1. evaluasi pekerjaan lebih kearah menentukan seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi organisasi ( ke arah kisaran gaji). Atau evaluasi pekerjaan adalah perbandingan pekerjaan-pekerjaan yang diklasifikasikan guna menentukan kompensasi yang pantas bagi pekerjaan-pekerjaan tersebut, atau berbagai prosedur sistimatik untuk menentukan nilai relatif pekerjaan beserta besarnya kompensasi masing-masing.
2. Evaluasi pekerjaan atau penilaian pekerjaan merupakan suatu proses lanjutan dari proses analisis pekerjaan, dimana pada proses ini merupakan proses untuk menetapkan bobot/nilai relatif terhadap masing-masing pekerjaan melalui mekanisme dan dengan menggunakan metode dan teknik tertentu yang sudah disepakati.

 

Karakteristik Evaluasi  Pekerjaan

Evaluasi mempunyai karakteristik yang membedakannya dari metode – metode analisis kebijakan lainnya yaitu: 

• Fokus nilai. Evaluasi berbeda dengan pemantauan, dipusatkan pada penilaian menyangkut keperluan atau nilai dari sesuatu kebijakan dan program. 
• Interdependensi Fakta – Nilai. Tuntutan evaluasi tergantung baik ”fakta” maupun “nilai”. 
• Orientasi Masa Kini dan Masa Lampau. Tuntutan evaluatif, berbeda dengan tuntutan – tuntutan advokat, diarahkan pada hasil sekarang dan masa lalu, ketimbang hasil di masa depan.
• Dualitas nilai. Nilai – nilai yang mendasari tuntutan evaluasi mempunyai kualitas ganda, karena mereka dipandang sebagai tujuan dan sekaligus cara.(Dunn, 2003:608- 609).

 

Tujuan Evaluasi Pekerjaan

Untuk menilai ulang semua hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan standarisasi pekerjaan tersebut, sehingga dapat ditentukan kompensasi yang akan diberikan nantinya, untuk menentukan jenis pekerjaan dan karakter pekerjaan terhadap para pekerja yang akan ditempatkan, dan untuk merancang besaran anggaran atas kompensasi yang akan dikeluarkan, baik untuk jenis pekerjaan tertentu atau penggajian dari semua lini struktur organisasi tersebut.

 

Fungsi Evaluasi Pekerjaan

1. Sebagai alat yang berguna untuk mengevaluasi kerja dari karyawan.
2. memotivasi karyawan. 
3. Dapat mengetahui sejauh mana dan sebaik apa kinerja dari karyawan itu.
4. Dapat memicu karyawan untuk mengembangkan kemampuan pribadi yang ia miliki (skill) dan kemampuan lain yang sebenarnya dapat ia pelajari.
5. Menjadi alat untuk menverifikasi bahwa individu memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Sebab dalam penilaian ini, tidak hanya kemampuan pribadi saja yang dinilai, namun sikap dari karyawan itu pun menjadi salah satu bahan pertimbangan. 

 

Tata Cara Pelaksanaan Evaluasi Pekerjaan

    1. Mempersiapkan Aparat dan Perangkat evaluasi pekerjaan.

Dalam proses evaluasi pekerjaan membutuhkan usaha dalam menterjemahkan dan menginterpretasi data/informasi uraian, persyaratan kualifikasi, dan tahapan pekerjaan. sehingga seorang analis pekerjaan dituntut mempunyai wawasan dan pengetahuan yang luas dalam hal organisasi, manajemen, dan mengenai dunia pekerjaan. Aparat penilai pekerjaan sebaiknya dipilih orang yang sudah berpengalaman dalam merancang dan mengobservasi pekerjaan kemudian merumuskannya dalam data/informasi pekerjaan dan ditambah dengan pengetahuan tentang manajemen sumber daya manusia yang memadai, serta dapat meninggalkan segala atribut keprofesian dan kepemihakan pada golongan karyawan sehingga orang tersebut layak untuk memikul tanggung jawab dalam penilaian pekerjaan secara obyektif.

 

Pelaksanaan evaluasi pekerjaan biasanya menggunakan tenaga team yang terdiri dari 3 sampai 7 tenaga evaluator, jumlah evaluator yang ganjil, karena agar tidak terjadi hasil score pendapat yang berjumlah sama sehingga menemui jalan buntu dalam menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan, selain tenaga evaluator, kita juga membutuhkan tenaga lain seperti, tenaga administrator yang bertindak sebagai sekretaris, dan penggunaan tenaga evaluator dari luar perusahaan (konsultan), ini dilakukan untuk menjaga posisi netral dalam menilai semua pekerjaan sehingga semua pihak di perusahaan dapat menerima hasilnya dengan baik.

 

Dilengkapi dengan moderator yang bertindak sebagai ketua sidang yang menjaga arah pengambilan keputusan, berdasarkan masing-masing peran yang telah disebutkan, maka dapat dikatakan forum penilaian pekerjaan merupakan forum berbentuk forum sidang yang biasa disebut forum sidang evaluasi pekerjaan, dimana secara lengkap terdiri dari beberapa peran, yaitu; Ketua Sidang, Sekretaris, Evaluator, dan Subyect MatterExpert serta masing-masing peran tersebut akan mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung. 

 

Persyaratan menjadi Job Evaluatur:

1. Minimal pendidikan sesuai dengan persyaratan job yang akan dievaluasi
2. Menguasai proses Job Analisis,
3. Mampu menggunakan Job Evaluation tools,
4. Mampu menginterprestasikan unjuk kerja dan Job description,
5. Trampil dan mampu menerapkan kode etik berdiskusi,

 

Persyaratan Subject Matter Expert

1. Pendidikan sesuai dengan job yang akan dievaluasi,
2. Pakar di bidangnya dengan diakui oleh lingkungan kerjanya minimal 3 tahun.
3. Diajukan oleh komunitas lingkungan kerja

 

Fungsi, Tugas Dan Wewenang Ketua Sidang

1. Membuka sidang.
2. Mengatur lalulintas penggalian informasi pekerjaan.
3. Memutuskan hasil musyawarah.
4. Mensahkan hasil penilaian.
5. Menutup persidangan.
6. Menandatangani berita acara.

 

Pekerjaan Evaluator

1. Menggali informasi pekerjaan.
2. Memberi usulan memberhentikan sidang karena uraian pekerjaan dan Ppersyaratan kualifikasi tidak layak dievaluasi.
3. Menilai uraian pekerjaan dan qualification requirement.
4. Mendiskusikan hasil score yang sama.
5. Menandatangani hasil penilaian.
6. Mengusulkan penggabungan pekerjaan berdasarkan lebih mudahnya prosentase total score.

Sekretaris

1. Mempersiapkan sidang (sarana dan prasarana).
2. Mencatat hasil sidang (seluruh informasi).
3. Merekapitulasi hasil sidang.
4. Mengkonfirmasikan hal-hal yang berhubungan dengan persidangan.
5. Mengadministrasikan hasil sidang.

 

Subject Matter Expert

1. Mempresentasikan informasi.
   1. Pekerjaan
   2. Uraian pekerjaan & persyaratan kualifikasi pekerjaan
   3. Posisi dan peran pekerjaan tersebut
2. Memberi penjelasan tambahan tentang uraian pekerjaan dan persyaratan kualifikasi.

       2. Mempertimbangkan dan dipersiapkan, hal-hal yang perlu diketahui

 

• Prinsip-Prinsip Evaluasi; Ada aturan/prinsip dasar yang harus diperhatikan dan diikuti oleh para evaluator dalam mengevaluasi pekerjaan agar diperoleh hasil evaluasi yang realistik dan bisa dipercaya dan dipertanggung jawabkan (kredibel). Adapun prinsip-prinsip evaluasi tersebut adalah :

1. Para evaluator menyadari bahwa yang dievaluasi adalah pekerjaan bukannya orang.
2. Unjuk kerja dari pekerjaan yang dievaluasi adalah unjuk kerja yang standar dan bisa diterima terhadap semua aspek seperti yang tertulis didalam uraian pekerjaan.
3. Pekerjaan yang dievaluasi adalah pekerjaan sekarang(faktual), bukan pekerjaan yang akan datang (ideal).
4. Para evaluator hanya berfokus pada isi (materi) pekerjaan, dengan mengabaikan tingkat gaji yang ada, status ataupun yang lainya dari pemegang jabatan (job holder).

 

• Hal-hal yang perlu dihindarkan adalah:

1. Keberpihakan pada kelompok pekerjaan atau kelompok orang, seharusnya para evaluator dapat berpihak netral dalam memutuskan hasil penilaian.
2. Mempertahankan “status qua”; obyektivitas akan sulit dicapai bila memperhatikan golongan/pangkat saat ini.
3. Mengevaluasi pemegang pekerjaan/jabatannya; penting diperhatikan bahwa jabatan dievaluasi dengan mengabaikan prestasi, potensi, ataupun kepribadian individu pelaksana pekerjaan.

 

• Menetapkan Metoda Penilaian

Dalam pelaksanaan evaluasi pekerjaan, terdapat 2 metoda yaitu metoda Kualitatif dan metoda kuantitatif. 

 

1. Metoda Kualitatif adalah suatu metoda evaluasi pekerjaan yang didasarkan pada teknik ranking dengan cara membandingkan secara langsung antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lain, metoda ini biasa digunakan apabila jumlah pekerjaan yang ada di suatu perusahaan berjumlah relatif sedikit (+ 50 pekerjaan). Karena mekanismenya menggunakan perbandingan, kelemahan dari metode ini adalah jika jumlah pekerjaannya relatif banyak, maka semakin lama pekerjaan tolok diperbandingkan dengan pekerjaan lainnya atau antar pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lainnya, akan semakin bias serta menurunnya daya obyektivitas penilaian. Hal ini terjadi karena faktor/subfaktor yang digunakan dan mekanisme membandingkan memberi keleluasaan yang sangat besar untuk berubahnya interpretasi terhadap pekerjaan yang sedang dievaluasi, sehingga apabila pekerjaan yang dievaluasi relatif banyak, kejadian tidak obyektivitasnya hasil penilaian akan terwujud.

 

Metoda kualitatif  lebih dikenal dengan nama Paired Comparison adalah proses evaluasi pekerjaan dengan cara membandingkan antara satu dangan pekerjaan lainnya. Dengan menggunakan faktor-faktor penilaian yang sudah disepakati, biasanya terdiri dari 3 faktor penilaian berjenjang yang dapat mengindikasikan antara satu pekerjaan pembanding yang menunjukkan apakah pekerjaan tersebut ” lebih tinggi/sulit/berat, sama tinggi/sulit/berat, atau tidak se tinggi/sulit/berat ” jika dibandingkan dengan pekerjaan yang lainnya.

         2. Metode Kuantitatif adalah suatu metode evaluasi pekerjaan yang mencoba mengkuantifisir faktor-faktor penilaian yang bersifat kualitatif yang menghasilkan penilaian yang bersifat kualitatif menjadi hasil penilaian yang yang berbentuk nilai/angka (kuantitatis), dimana nilainya adalah hasil penghitungan komulatif dari faktor-faktor penilaian pekerjaan.

 

Metode ini disebut juga dengan teknik Point System. Dewasa ini metode kuantitatif banyak digunakan perusahaan, karena dalam penyusunan grading system akan dapat lebih mudah mengidentifikasikannya. pada akhir penilaian, masing-masing pekerjaan akan mempunyai sejumlah bobot (nilai) dalam bentuk angka, yang pada akhirnya nilai untuk masing-masing pekerjaan tersebut secara statistik akan disusun ke dalam tingkatan pekerjaan yang dikenal dengan nama grading system. 

Secara umum tahapan yang harus dipersiapkan dalam pelaksanaan evaluasi pekerjaan dengan menggunakan metode kuantitatif / teknik point system adalah sebagai berikut:
Tahap pertama; Menetapkan elemen-elemen faktor dan subfaktor penilaian yang lengkap dengan definisinya. Pengertian dari faktor dan subfaktor adalah suatu elemen pernyataan-pernyataan yang disusun sedemikian rupa menjadi suatu acuan penilaian pekerjaan dan dirancang secara berjenjang dari jenjang sederhana sampai jenjang yang dianggap rumit.

Dalam menetapkan elemen faktor dan atau subfaktor penilaian, hal yang harus dipertimbangkan adalah menyangkut masalah kesepakatan yang diputuskan yang melibatkan fungsi-fungsi organisasi perusahaan, hal ini dilakukan agar faktor-faktor penilaian yang digunakan akan dapat diterima oleh semua pihak. Tetapkanlah terlebih dahulu faktor dan subfaktor penilaian, misalkan kita assumsikan bahwa faktor-faktor dan subfaktor yang ditetapkan adalah sebagai berikut :

     1. Pengetahuan

• Pengetahuan Manajemen
• Pengetahuan Teknis
• Penerapan Teknik Komunikasi

      2. Pemecahan Masalah

• Pengerahan Fikir
• Berfikir Kreatif/Inovatif

       3. Pertanggungjawaban

• Pengambilan Keputusan
• Resiko Kesalahan
• Kerahasiaan Data

      4. Lingkungan Kerja

• Kondisi Kerja
• Resiko Kerja

 

Tahap kedua; Setelah kita tetapkan faktor dan subfaktor seperti di atas, kini kita harus mendifinisikan faktor dan subfaktor tersebut, hal ini dimaksudkan agar para job evaluator dalam menginterpretasi pekerjaan ke dalam factor penilaian, akan memiliki bahasa dan batasan yang sama;

 

Tahap ke tiga; setelah kita mendefinisikan semua faktor dan subfaktor penilai pekerjaan beserta jenjangnya, adalah memberikan masing-masing skala nilai, pada setiap subfaktor terhadap masing-masing jenjang. Perlu diperhatikan dalam memberikan nilai untuk masing-masing faktor dan subfaktor, sangat dipengaruhi oleh sifat dan karakter serta jenis bisnis perusahaan. 

 

Diawali dengan pemberian nilai prosentase secara rata terlebih dahlu, pada kasus ini terdapat 4 faktor, maka masing-masing faktor akan mendapatkan prosentase 25% rata. Selanjutnya dalam forum kesepakatan tersebut mulai memperbandingkan masing-masing faktor untuk mendapatkan nilai prosentase yang dianggap representatif yang proses perbandingannya tersebut didasarkan pada suatu pedoman. Misalkan setelah diadakan musyawarah dan disepakati pemberian nilai seperti di bawah ini:

 

      A. Pengetahuan (20%)

1. Pengetahuan Manajemen
2. Pengetahuan Teknis
3. Penerapan Teknik Komunikasi

       B. Pemecahan Masalah (30%)

1. 1. Pengerahan Fikir
   2. Berfikir Kreatif/inovatif

      C.  Pertanggungjawaban (35%)

1. 1. Pengambilan Keputusan
   2. Resiko Kesalahan

      D.  Lingkungan Kerja (15%)

1. 1. Kondisi Kerja
   2. Resiko Kerja

 

Untuk selanjutnya seperti yang dilakukan dalam menentukan nilai prosentase proporsional pada faktor, demikian juga halnya pada pemberian nilai prosentase subfaktor. Assumsikanlah bahwa nilai subfaktor tersebut disepakati seperti di bawah ini

       A. Pengetahuan (20%)

1. Pengetahuan Manajemen (35%)
2. Pengetahuan Teknis (25%)
3. Penerapan Teknik Komunikasi (40%)

       B. Pemecahan Masalah (30%)

1. Pengerahan Fikir (30%)
2. Berfikir Kreatif/inovatif (70%)

      C. Pertanggungjawaban (35%)

1. Pengambilan Keputusan (40%)
2. Resiko Kesalahan ( 35%)
3. Resiko Biaya (25%)

      D. Lingkungan Kerja (15%)

1. Kondisi Kerja (40%)
2. Resiko Kerja (60%)

 

Tahap ke empat; Dari nilai prosentase untuk setiap faktor dan subfaktor penilaian, kini kita akan menstraformasikannya ke dalam nilai mutlak (nominal), ini dilakukan dengan cara memformulasikan dalam operasi pengkalian besaran prosentase faktor pada suatu skala nilai; misalkan kita dapat saja menggunakan skala nilai dengan besaran/nominal 10, atau 100, atau 1000, atau bahkan dengan nilai berapapun, tapi konsekuensinya bahwa nominal/besaran nilai yang digunakan oleh salah satu faktor harus juga digunakan oleh faktor lain, dan seterusnya.

 

• Menetapkan Kaidah-kaidah dalam Evaluasi Pekerjaan

1. Evaluasi pekerjaan dilakukan oleh sebuah Team Evaluator dimana setiap evaluator melakukan evaluasi awal yang kemudian diikuti dengan diskusi atau debat yang panjang jika diperlukan dengan mengemukakan argumentasi dari informasi/data yang didapatkan dari semua, yang pada akhirnya akan dihasilkan suatu kesepakatan bersama sebagai hasil dari sebuah group.
2. Evaluasi pekerjaan dilakukan dalam sebuah forum sidang yang beranggotakan lengkap, yaitu ketua sidang, sekretaris, job evaluator, dan subyect matter expert, untuk mendapatkan hasil yang obyektif.
3. Masing-masing judgement didiskusikan untuk sampai pada suatu pandangan bersama, ini dilakukan melalui serangkaian tukar menukar argumen dan alasan-alasan yang berguna demi untuk memastikan fakta-fakta yang ada bukannya suatu forum negosiasi antar evaluator dengan fungsi organisasi.
4. Para evaluator mempunyai tanggung jawab bersama agar evaluasi bisa sampai pada konsensus bersama dan pengertian yang sama tentang isi dari pekerjaaan. Ini penting sekali demi untuk bisa mencapai hasil-hasil yang benar dan konsisten serta untuk menjaga integritas dari proses evaluasi.
5. Jumlah evaluator sebaiknya ganjil, hal ini dilakukan untuk menghindari hasil evaluasi yang tidak selesai (tuntas), karena apabila job evaluator berjumlah genap, pada saat terjadi penilaian yang sama diantara jumlah evaluator, maka ketua siding tidak akan bisa memutuskan hasil melalui angket suara terbanyak.
6. Menggunakan metoda evaluasi yang sama, ini penting untuk diperhatikan, sebab apabila di setiap lini pekerjaan yang berbeda (spt; engineering, production, support, managerial, atau sales & marketing) dan kemudian menggunakan metode evaluasi yang berbeda juga, maka dipastikan pada saat penyusunan grading system, maka bobot pekerjaan untuk masing-masing lini pekerjaan tidak akan bisa diploy, karena tidak ada kesetaraan pada factor dan definisi atau besaran score penilaian.
7. Informasi pekerjaan harus lengkap, artinya pada saat job evaluasi dilaksanakan, selain dihadiri oleh subject matter expert, maka perlu dilengkapi oleh dokumen-dokumen kerja selain job description, job qualification requirement, steps of work, perlu juga dilengkapi dengan catatan kerja harian penyandang pekerjaan, atau kelengkapan informasi kerja lainnya untuk mendukung obyektivitas penilaian.
8. Pekerjaan yang akan dievaluasi, sebaiknya telah dipegang oleh para job evaluator sehari sebelum pelaksanaan sidang evaluasi.

• Tata Tertib Sidang Evaluasi Pekerjaan

Untuk mendukung kelancar pelaksanaan job evaluasi, diperlukan persiapan aturan-aturan main yang akan digunakan sebagai pedoman bagi pelaksana proses job evaluasi, contoh tata tertib siding evaluasi pekerjaan.

1. Ketua sidang dan perangkatnya datang 10 menit sebelum waktu yang telah ditentukan.
2. Dalam pelaksanaan sidang, para para evaluator tidak mempermasalahkan metoda atau alat evaluasi.
3. Subject matter expert selama sidang evaluasi berlangsung, tidak diperkenankan memegang alat evaluasi pekerjaan .
4. Ketua sidang berkewajiban menegaskan/menguraikan pertanyaan para evaluator dan sedapat mungkin memperjelas jawaban SME jika diperlukan, dan tidak diperkenankan memberikan penilaian, melainkan memberikan pengesahan penilaian.
5. Para evaluator dalam menilai harus netral dan sebaiknya jangan menggunakan evaluator dari rumpun (kelompok) pekerjaan yang sedang dinilai.
6. Tugas dan Wewenang Aparat Sidang Evaluasi

Batasan aktivitas (tugas) dan wewenang para pelaksana evaluasi pekrejaan, perlu ditetapkan secara jelas, selain untuk membatasi aktivitas yang dilaksanakan oleh masing-masing aparat siding, juga untuk memperjelas tindakan yang diambil melalui penetapan wewenang.

 

#Syaiful_Anwar

#Fakultas_Ekonomi

#Universitas_Andalas

#Kampus2_Payakumbuh

#Belajar_Ekonomi

#Organisasi_Industri

#Evaluasi_Kerja_dan_Penentuan_Tingkat_Kinerja