PENGAWASAN PRODUKSI : PENGADAAN DAN TRANSPORTASI EKSTERNAL ( MANAJEMEN LOGISTIK )

Ekonomi

Oleh : Syaiful Anwar

Dosen FE Unand Kampus II Payakumbuh 

Pengertian Manajemen Logistik

Manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Martin (1988) mengartikan manajemen logistik sebagai proses yang secara strategik mengatur pengadaan bahan (procurement), perpindahan dan penyimpanan bahan, komponen dan penyimpanan barang jadi (dan informasi terkait) melalui organisasi dan jaringan pemasarannya dengan cara tertentu sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan baik untuk jangka waktu sekarang maupun waktu mendatang melalui pemenuhan pesanan dengan biaya yang efektif.

Berdasarkan definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa manajemen logistikmerupakan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan (siklus) logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Sistem  Logistik

Pada dasar nya Sistem Logistik terdiri dari empat bidang dasar yaitu : Logistik, Pemasaran, Produksi dan Keuangan‏. Dibawah ini adalah contoh gambar system logistic.

Tujuan Manajemen Logistik

Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi, antara lain :

• mampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
• mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan logistik yang dapat dipergunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen logistik, seperti pengadaan, distribusi dan penghapusan.

•  mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
• mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil logistik, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.
•  mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.
• mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan logistik sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan dengan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
•   mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.
• mampu membangun budaya penggunaan logistik secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

Fungsi Manajemen Logistik

Penyelenggaraan logistik senantiasa berkaitan dengan proses yang di dalamnya akan melibatkan orang-orang/badan yang harus melakukan kegiatan/usaha secara efektif dan efisien selama jangka waktu tertentu untuk tercapainya suatu sasaran yang ditetapkan, dengan demikian maka misi ini tidak dapat direalisasikan tanpa diterapkannya fungsi-fungsi manajemen dalam penyelenggaraan logistik.

Pada dasarnya fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam penyelenggaraan logistik adalah fungsi-fungsi manajemen yang bersifat umum dan mutlak diperlukan pada seluruh aspek kegiatan, meliputi :

       a. Perencanaan

Perencanaan logistik merupakan dasar untuk pengarahan dan pengkoordinasian dalam pembinaan sumber-sumber dan pedoman bagi setiap tindak logistik, secara umum perencanaan logistik didasarkan pada :

1. Program pembangunan kekuatan jangka panjang (25 tahun).
2. Program pembangunan kekuatan jangka sedang (5 tahun).
3. Program pembangunan kekuatan 1 tahun.
4. Penajaman prioritas sasaran yang dikonsentrasikan pada kemampuan operasional yang diharapkan.
5. Hasil evaluasi data masukan dari satuan bawah dan fungsi-fungsi terkait yang diakomodasikan dalam evaluasi penyelenggaraan logistik.

        b. Pengorganisasian

Pengorganisasian setiap kegiatan logistik pada dasarnya merupakan satu sistem atau tatanan yang harus berorientasi kepada tugas dengan program yang jelas namun kenyal. Pengorganisasian logistik dilaksanakan dengan memperhatikan berbagai hal serta dengan pendekatan sebagai berikut :

1. Pengorganisasian yang diselenggarakan berdasarkan pendekatan tugas.
2. Pengorganisasian yang diselenggarakan berdasarkan pendekatan komoditi.
3. Pengorganisasian yang diselenggarakan dengan rentang kendali sependek mungkin.
4. Pengorganisasian yang diselenggarakan berdasarkan eselonisasi penanggung jawab  pengemban fungsi logistik sesuai struktur organisasi yang berlaku.

        c. Pengawasan dan pengendalian

Pengawasan dan pengendalian sebagai fungsi organik pembinaan, yaitu menyelenggarakan usaha, kegiatan dan pekerjaan untuk menjamin tercapainya tujuan secara efektif, efisien dan sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku melalui pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan, pemeriksaan dan tindakan pengendalian yang diperlukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat ditekan sekecil mungkin atau minimum dapat dikurangi.

Dalam penyelenggaraan pengawasan dan pengendalian  perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Pengawasan dan pengendalian harus berdasarkan pada rencana yang telah ditetapkan.
2. Pengawasan dilaksanakan melalui jalur pengawasan struktural maupun fungsional.
3. Pengawasan dan pengendalian dilaksanakan terpusat sesuai strata demi tercapainya kesatuan dan keterpaduan upaya. 

        d. Input dan output dalam proses logistik

Secara sederhana, dapat didefinisikan sebagai penyediaan suatu barang yang dibutuhkan yang pengadaannya dapat dilakukan langsung oleh pihak yang membutuhkan atau dilakukan oleh pihak lain. Dalam perkembangannya, persepsi tentang logistik berubah, logistik dipersepsikan bukan lagi suatu barang yang dibutuhkan tetapi proses mengadakan barang kebutuhan tersebut dipersepsikan sebagai logistik.

Dalam proses pengadaan barang, berbagai kegiatan harus dilalui. Mulai dari lokasi dimana bahan baku itu dihasilkan diangkut ketempat pengolahan untuk menjadikannya bahan jadi yang selanjutnya didistribusikan kepada pelanggan yang tersebar diberbagai tempat harus dilakukan melalui secara efisien, tepat manfaat dalam waktu yang singkat agar harga produk dapat terjangkau oleh konsumen. Secara schematis pada gambar berikut ditunjukkan proses manajemen logistik.

Beberapa hal yang termasuk sebagai masukan logistik  antara lain :

       1. Sumber daya alam

Sumber daya alam memiliki peran penting dalam kegiatan ekonomi perusahaan. Kebutuhan dari setiap kegiatan bisnis di sebuah perusahaan pasti  diperoleh dari alam.Sumber daya alam ini adalah input utama dalam manajemen logistic.  Sumber daya alam merupakan salah satu modal dasar untuk proses bisnis. Pendayagunaan sumber daya alam ini menjadi factor terpenting dalam penyediaan bahan material yang nantinya akan diproses menjadi suatu produk yang bernilai.

          2. Sumber daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan asset penting dalam proses bisnis di lingkungan perusahaan. Sumber daya manusia ini juga disebut sebagai agent of development dimana berhasil tidaknya suatu proses bisnis ditentukan oleh sumber daya manusia itu sebagai pemegang agent of development. Sumber daya manusia adalah salah satu factor produksi dalam suatu lingkup perusahaan dalam hal ini di dalam proses bisnis manajemen logistic sebagai salah satu inputnya.

Dalam pencapaian tujuan sebuah organisasi dalam manajemen logistic ini diperlukan adanya pengelolaan sumber daya manusia,dikarenakan sumber daya manusia yang semakin berkualitas dapat menunjang tercapainya tujuan-tujuan manajemen logistic.

Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia diperlukan suatu strategi pembangunan sumber daya manusia. Salah satu contoh strategi pembangunan SDM bisa dilakukan dengan pembekalan pendidikan dan pelatihan yang sesuai,pengembangan sistem penilaian prestasi kerja dan sistem pemberian imbalan, mengefektifkan pelaksanaan rekrutmen dan seleksi, perencanaan anggaran untuk sumber daya manusia serta membina hubungan dan komunikasi karyawan.

Era informasi dan teknologi yang berkembang dewasa ini semakin membuktikan bahwa penguasaan teknologi yang baik akan berdampak pada kualitas maupun kuantitas pencapaian tujuan itu sendiri. Agar teknologi dapat dikuasai, maka dibutuhkan sumber daya manusia yang berkualitas.

           3. Fasilitas pendanaan

Pembiayaan menurut Muhammad (2005:304), secara arti luas berarti financing atau pembelanjaan, yaitu pendanaan yang dikeluarkan untuk mendukung investasi yang telah direncanakan, baik dilakukan sendiri maupun dijalankan oleh orang lain. Dalam manajemen logistic fasilitas pendanaan  menjadi fakktor penting yang harus dipikirkan agar  dalam melaksanakan proses manajemen logistic bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

          4. Sistem informasi

Dalam proses manajemen logistic diperlukan adanya system informasi yang diperlukan sebagai input. System informasi ini dibutuhkan sebagai acuan pengambil keputusan untuk tindakan-tindakan yang akan diambil selanjutnya dalam proses manajemen logistic. Dengan adanya pengelolaan system informasi yang baik dan benar maka jalannya proses manajemen logistic bisa berjalan dengan baik, tanpa pengelolaan system informasi yang baik pasti proses manajemen logistiknya tidak akan berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

System informasi sangat berperan penting dalam mendukung perkembangan kemajuan manajemen logistic dalam suatu perusahaan. Sistem informasi digunakan untuk berbagai macam hal yang harus dikelola dalam manajemen logistic baik itu yang berkaitan dengan informasi tentang pengelolaan sumber daya manusianya, mengontrol sumber daya alamnya sebagai input sebuah produk,informasi keuangan,ataupun informasi aliran barang dalam manajemen logistic. Semua informasi diharapkan memberikan informasi yang akurat,cepat dan tepat karena dengan itu pengambilan keputusan bisa menghasilkan keputusan yang akurat, cepat dan tepat pula.

Beberapa hal yang termasuk sebagai keluaran logistik  antara lain :

1. Keunggulan kompetitif

Keunggulan kompetitif adalah kemampuan perusahaan untuk memformulasi strategi pencapaian peluang profit melalui maksimisasi penerimaan dari investasi yang dilakukan. Sekurang-kurangnya ada dua prinsip pokok yang perlu dimiliki perusahaan untuk meraih keunggulan kompetitif  yaitu adanya nilai pandang pelanggan dan keunikan produk.

          Sudut Pandang Nilai Pelanggan

Keunggulan kompetitif akan terjadi apabila terdapat pandangan pelanggan bahwa mereka memperoleh nilai tertentu dari transaksi ekonomi dengan perusahaan tersebut. Untuk itu syaratnya adalah semua karyawan perusahaan harus fokus pada kebutuhan dan harapan pelanggan. Hal demikian baru terwujud ketika pelanggan dilibatkan dalam merancang proses memproduksi barang dan atau jasa serta didorong membantu perusahaan merancang sistem Manajemen SDM yang akan mempercepat pengiriman barang dan jasa yang diinginkan pelanggan. 

      Sudut Keunikan

Keunikan  dicirikan oleh barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan tidak dapat mudah ditiru oleh pesaing. Misalnya Kita membuka rumah makan dengan menyajikan sop dan sate kambing serta sayur asem. Tidak berlangsung lama ada pesaing membuka rumah makan  di sebelah rumah makan Kita. Jenis sajiannya semua sama termasuk rasa dan harga dengan yang Kita sajikan. Dapat terjadi Kita akan kehilangan keuntungan karena sebagian pelanggan pindah ke rumah makan baru itu kecuali kalau Kita mampu menciptakan sesuatu yang unik yang sulit ditiru pesaing Kita.

Keunggulan kompetetif merupakan keluaran yang menjadi tujuan manajemen logistic. Dengan tercapainya tujuan itu maka strategi perusahaan mampu berhasil dalam mengelola manajemen logistiknya. Dan mampu menjadi perusahaan yang kompetetif tanpa ragu kalah oleh pesaing.

    2. Waktu dan tempat

Dalam proses bisnis manajemen logistic,kita harus memperhatikan waktu dan tempat. Dua factor ini menjadi landasan penting dalam membangun proses bisnis, karena dengan memperhatikan dua factor ini jika bisa dijalankan dengan strategi yang bagus dalam merencanakan dan melaksanakannya maka proses bisnis manajemen logistiknya akan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. mampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

       3. Perpindahan mulus ke pelanggan

Tujuan yang ingin dicapai oleh manajemen logistic yaitu perpindahan mulus kepelanggan. Setiap pelanggan mengharapkan produk yang bermutu dan memiliki kualitas yang bagus dan tidak cacat saat sudah sampai ketangan pelanggan. Kualitas itu sendiri sering dianggap sebagai ukuran relatif kebaikan suatu produk  Pelanggan yang mendapatkan produk yang diinginkannya sesuai dengan yang ia harapkan maka akan berdampak pada suatu perusahaan. Perusahaan yang berhasil membuat pelanggannya puas terhadap produknya maka ia akan bisa menigkatkan eksistensinya di pangsa pasar.

        4. Ketepatan manfaat

Suatu produk diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Produk ini diciptakan dengan desain produk yang tentu saja sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pelanggan. Suatu Produk dibuat tentu saja untuk memberikan manfaat kepada setiap penggunanya,tetapi bagaimana memeberikan manfaat yang tepat terhadap suatu produk untuk pelanggan itu yang harus dipikirkan oleh sutu perusahaan dalam hal ini manajemen logistic.

Ketepatan manfaat yang dihasilkan oleh sebuah produk menjadi tantangan manajemen logistic. Manajemen logistic harus mengelola produknya menjadi produk yang memberikan manfaat kepada pelanggan dengan kualitas dan mutu yang tinggi agar bisa mendapatkan tingkat kepercayaan pelanggan terhadap produknya.

Kepuasan pelanggan dipengaruhi oleh sistem pengiriman produk, disinilah manajemen logistic berperan penting dalam menghantarkan produk sampai ketangan pelanggannya.

Manajemen Persediaan

Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi.

Pengendalian persediaan adalah aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

Mengapa Persediaan Dikelola?

1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

Jenis Persediaan

1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory)
2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar.

Tujuan Persediaan

1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)
2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian
3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

Hal-Hal Yang Dipertimbangkan

1. Struktur biaya persediaan.

     a. Biaya per unit (item cost)

     b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

• Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
• Biaya pengiriman pemesanan
• Biaya transportasi
• Biaya penerimaan (Receiving cost)
• Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat  menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

    c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

• Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
• Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

       d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).

        e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

   2. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.

Metode Manajemen Persediaan

1. Metode Eoq (Economic Order Quantity)
2. Metode Sistem Pemeriksaan Terus Menerus (Continuous Review System)
3. Metode Sistem Pemeriksaan Periodik (Periodic Review System)
4. Metode Hybrid
5. Metode Abc

Metoda Eoq

Asumsi:

1. Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus.
2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) harus tetap.
3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out.
4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan dating pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket.
5. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar.
6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah persediaan.
7. Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot.
8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain

#Syaiful_Anwar

#Fakultas_Ekonomi

#Universitas_Andalas

#Kampus2_Payakumbuh

#Belajar_Ekonomi

#Organisasi_Industri

#Pengadaan_dan_Transportasi_Eksternal